Por: Francisco Valiente
Abogado Asociado
franciscovaliente@delaespriellalawyers.com
La pérdida de una herramienta, un faltante de caja o el deterioro de un equipo no autorizan al empleador a descontar automáticamente su valor del salario o de las prestaciones del trabajador.
Ante un daño ocurrido durante la relación laboral, es frecuente que la empresa pretenda recuperar su valor mediante una deducción de nómina. El análisis jurídico, sin embargo, exige responder dos preguntas diferentes: ¿existe una deuda atribuible al trabajador? y, si existe, ¿puede cobrarse mediante descuento? Esta distinción estructura el artículo 28 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) con las reglas de los artículos 59 y 149.
Dos niveles de protección: la deuda y el descuento
El artículo 28 del CST consagra una regla breve y estructural: «El trabajador puede participar de las utilidades o beneficios de su empleador, pero nunca asumir sus riesgos o pérdidas» (Presidencia de la República de Colombia, 1950, Decreto 2663). Su fundamento es la ajenidad: quien organiza la actividad económica, decide su modelo de operación y recibe sus resultados favorables debe soportar también los riesgos ordinarios del negocio.
Por su parte, los artículos 59 y 149 operan en un plano distinto: protegen el salario y las prestaciones frente al cobro unilateral. El empleador no puede deducir, retener o compensar suma alguna sin una orden escrita del trabajador para cada caso o sin mandamiento judicial. La prohibición comprende expresamente los daños a locales, máquinas, materias primas o productos y la pérdida o avería de elementos de trabajo. Así, aun cuando existiera una obligación real, el empleador no puede cobrársela por nómina mediante un acto de autoridad privada.
El artículo 28 no establece una inmunidad frente al daño probado
La prohibición de asumir riesgos empresariales no significa que el trabajador quede autorizado para dañar bienes o incumplir sus deberes de cuidado. El artículo 58 del CST le impone, entre otras obligaciones, conservar y restituir en buen estado —salvo el deterioro natural— los instrumentos y útiles suministrados. Una conducta dolosa o culposa puede producir consecuencias laborales y, cuando se acrediten sus presupuestos, dar lugar a una reclamación indemnizatoria.
La diferencia está en la causa de la pérdida y en la carga de probarla. Para afirmar que existe una deuda no basta acreditar que desapareció un elemento, que la caja no cuadró o que el trabajador tenía asignada la custodia. El empleador debe demostrar, al menos, la conducta atribuida, el incumplimiento, el daño cierto, su cuantía, el nexo causal y el factor de imputación correspondiente. También debe descartar explicaciones alternativas relevantes: acceso de otras personas, fallas del sistema, deficiencias del inventario, depreciación, ausencia de mantenimiento o riesgos normales de la operación.
Esta lectura sistemática evita dos extremos incorrectos. El primero consiste en convertir todo daño laboral en riesgo empresarial, incluso si fue causado intencionalmente; el segundo, en presumir que toda pérdida ocurrida bajo la esfera funcional del trabajador es una deuda suya. La Corte Constitucional ha reconocido que el empleador puede acudir a la justicia para obtener el resarcimiento de los daños y perjuicios que logre atribuir al trabajador, pero no puede asumir competencias judiciales ni satisfacerse unilateralmente con acreencias laborales (Corte Constitucional de Colombia, 1996, Sentencia C-710).
¿Qué ocurre si el trabajador no autoriza el descuento?
La respuesta inmediata es clara: no puede efectuarse la deducción. El mutuo acuerdo previsto en los artículos 149 y 151 supone una manifestación libre, expresa y específica; por tanto, la negativa del trabajador no puede suplirse con una cláusula general del contrato, una política interna, un pagaré en blanco ni la amenaza de una sanción. Esa negativa no constituye, por sí sola, una falta disciplinaria. Si la empresa considera que existe una deuda y el trabajador la controvierte, deberá solicitar su reconocimiento ante el juez competente.
En este escenario, el artículo 28 brinda una protección adicional, pero no porque sustituya la falta de consentimiento. Su función es impedir que se presente como deuda lo que jurídicamente constituye una pérdida empresarial. Incluso una autorización escrita puede ser ineficaz si carece de una causa real y pretende trasladar al trabajador un riesgo que no le corresponde. El consentimiento habilita la forma de pago; no crea por sí mismo la responsabilidad ni sanea una obligación inexistente.
No toda pérdida es riesgo empresarial, ni todo daño es deuda
El artículo 28 no consagra una inmunidad absoluta. Si la empresa acredita conducta dolosa o culposa, incumplimiento, daño cierto, cuantía y nexo causal, puede promover las acciones legales procedentes. Sin embargo, custodiar una herramienta, manejar inventarios o registrar un descuadre de caja no demuestra automáticamente esos elementos.
Por ello, deben separarse tres decisiones: (i) determinar la responsabilidad, (ii) imponer —si procede— una consecuencia disciplinaria y (iii) obtener el pago del perjuicio. Una investigación interna puede sustentar una medida laboral, pero no convierte por sí sola el daño en una obligación dineraria exigible. Para descontar se requiere, además, una autorización posterior y específica o una orden judicial, con observancia de los límites que protegen el salario mínimo y la porción inembargable (Corte Constitucional de Colombia, 1996).
¿Qué ocurre al finalizar el contrato?
La Sala de Casación Laboral ha admitido la compensación en la liquidación definitiva, aun sin una nueva autorización, cuando existe una deuda real, determinada y plenamente acreditada «como ocurrió con el saldo insoluto de un préstamo para vehículo reconocido por el trabajador» (Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, 2020, Sentencia 525). No obstante, esta regla excepcional no equivale a una autorización general para descontar daños o pérdidas discutidos «se aclara».
Por el contrario, un perjuicio no demostrado no puede transformarse unilateralmente en deuda, aunque exista un pagaré o una autorización genérica. La Corte Suprema rechazó la compensación de acreencias laborales con un título valor cuya causa correspondía a una supuesta conducta perjudicial que la empresa no logró acreditar (Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, 2021, Sentencia 5434) . La terminación del vínculo no corrige la falta de prueba ni convierte un riesgo empresarial en obligación del trabajador.
Ruta preventiva para la empresa
La actuación empresarial debería seguir cinco pasos: (i) documentar el incidente y preservar la evidencia; (ii) escuchar al trabajador y garantizar su defensa; (iii) cuantificar técnicamente el perjuicio y establecer su causa; (iv) separar la decisión disciplinaria del eventual cobro; y (v) si hay reconocimiento libre, suscribir una autorización específica y un plan de pago compatible con los límites salariales. Sin acuerdo, el empleador deberá reclamar judicialmente, en lugar de efectuar una retención unilateral.
En síntesis, el artículo 28 responde si la pérdida puede atribuirse jurídicamente al trabajador; los artículos 59, 149 y 151 determinan si una deuda existente puede cobrarse mediante descuento. Sin responsabilidad probada no hay deuda y, sin autorización específica u orden judicial, no hay deducción.
Referencias
Corte Constitucional de Colombia. (1996, 9 de diciembre). Sentencia C-710/96 (J. Arango Mejía, M. P.). https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/1996/c-710-96.htm
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. (2020, 17 de febrero). Sentencia SL525-2020, radicación 74363 (S. R. Brito Cuadrado, M. P.).
Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. (2021, 1 de diciembre). Sentencia SL5434-2021, radicación 83988 (D. A. Caguasango Villota, M. P.).
Presidencia de la República de Colombia. (1950). Decreto Ley 2663 de 1950: Código Sustantivo del Trabajo. Diario Oficial No. 27.407. https://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_sustantivo_trabajo.html
